Nothing is particularly hard if you divide it into small jobs.
(Ray Kroc)
仕事なんかではよくあることですが、一気に沢山のことが
起きたりした時、人はパニック状況に陥る傾向にあります。
その時にその人がcool headな人なのか状況に対応できない人なのかを
分けるのは、冷静に状況を見て分解できるかのスキルだと言われています。
会社でも人の問題、お金の問題、営業の問題、そして、マーケティングの問題。
そして、予想していない突発的な問題。ひとつひとつゆっくり、問題が勃発してくれると
楽ですが、世の中残念ながらそんなにうまくいかずに一気に問題が突発することがあります。
こういうときのコツは、こうした問題を自分の頭の中で緊急度と重要度で区分します。
まず、解決するのは緊急かつ重要度の高い問題。その次が、重要度は高くないけど緊急度の高い問題。
その次が、緊急度は高くないけど重要度が高い問題。最後に、緊急度も重要度も高くない問題。
会社だと、お金の問題というのは緊急かつ重要ですよね。
その次が、やはり、緊急かつ重要な人の問題や、マーケティング・営業の問題。
次くらいに、緊急ではないけど会社の為に大事な重要な問題。
こんな感じの整理法でしょうか。
日々の業務でも似たことってありますよね。
例えば、お客様の出入りが重なって、電話がなって、かつ、そのお客様に何か
伝えなければならない状況。
こんな時でも、先程の重要度と緊急度のマトリックスがあれば、優先順位を付けて
まず、お客様対応を優先する。電話については、渋谷のように代表番号なら優先せざるをえないこともありますが、
銀座や新宿ならほとんどの電話が、レッスンの予約・キャンセルなのであとでコールバックでもいいかも。
こんな感じで整理してみるとスッキリします。
会社で見ても、緊急で重要なことがバッと重なるのは長くても数ヶ月。
そこをまず片付けたら、次は中長期的に取り組むべき重要なこと（例えばシステム導入なんかはこれに該当します）に
注力しながら、重要度の高くない緊急なことには動揺しないでゆっくり構えて対処する。
あるいは日々のオペレーションも、そういう緊急で重要なことが重なるのってのは
瞬間であることがほとんどですので、そのことが起きる前になるべく、事前に準備しておいてその瞬間を
うまく乗りきれるようにする。また、時間に余裕がある時にこういう緊急＋重要が重なるときの対応についてオペレーションから
改善できることを考えて着手してみる。こんなかんじだと思います。