今更ながら電話対応のコツ!!

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●o。.○o 。 電話対応のコツ!!  。o○.。o●

こんにちは!Sakityです。
この秋、TOEICを久しぶりに受けようと思い立ち、さっそく参考書を買って勉
強を始めました!!なんか急に勉強熱が高まることってありますよね!3日坊主に
ならないように頑張ります☆

さて今回の恋と仕事に効く英語は・・・
「電話」です!!

bのメンバーの皆様とお話していると、

「仕事で外国人から電話がかかってきて、そのたびに焦ってます!」
「取次ぎだけでもできるようになっておきたい」

というお声をよく聞きます。

そこで今回は電話の受け方を段階にわけておさらいしたいと思います♪

Sakityも「bわたしの英会話です」といつも通り電話を取ったら、
思いがけずレッスンパートナーからの緊急の連絡や、知らない外国人からの問い合わせを英語で受けることがあります。

本当にたまになので、全く心の準備ができておらず、うまく言葉が出てこないことがありますが、とにかく「落ち着け自分!!」と言い聞かせて対応するようにしています。

Step 1: 失礼のないように切り抜ける!

まずは、英語のできる人にパスするために、最低限これだけは言えるようにしておきましょう。

≪とりあえず待ってもらうとき≫
(少々お待ちくださいませ)
Please wait for a minute.
Hold on, please.
One moment, please.
Could you wait for a minute?

◎応用編
Hold the line, please.
※電話はcall やphoneではなく、lineというのに注意!

Let me get someone.
(少々お待ちください。ほかの者に代わります。)

※「let+ 人+動詞」で「○○に~させる」の使役表現です。
直訳は「私に別の人をつかまえに行かせてください」⇒「他の者に代わります」

I’m sorry I can’t speak English well.
Let me get someone.
(申し訳ありません。私は英語が話せません。
今ほかの者に代わります。)

No one here now speaks English. 
Please call back later.
(今英語を話せる者が外出しておりますので、後ほどおかけなおしください。)

◎実際の会話を見てみましょう!
Ms. Jones: Hello, this is Sarah Jones from XYZ trading.
I would like to talk with Mr.Tanaka.
I am going to Japan next month, so I would like to ○□☆□×○%#・・・・・
(もしもし、私はXYZトレーディングのSarah Jonesです。田中さんとお話したのですが。
来月日本に行くことになったので、ぜひ・・・・・・)

Hanako: I am sorry I can’t speak English well.
Mr. Tanaka is coming back in 10 min.
Could you call back later?
(申し訳ございません。私は英語が話せません。田中は10分ほどで戻りますので、
後ほどおかけ直しいただけますでしょうか?)

Ms. Jones: OK, I will call back later. Thanks.
(それでは、かけ直します。ありがとうございます。)

電話を切る時は
‐Thank you, bye.
‐Thank you for calling.
‐Have a nice day. Good-bye.

と言いましょう。

Step2:  しっかりと自分で担当者に受け渡す!!

≪相手の名前、社名を聞いて取り次ぐとき≫
◎用件を聞く
How may I help you?
(どういったご用件でしょか?)

May I have your name, please?
Who’s calling, please?
(どちら様ですか?)

Can I have your company name, please?
(御社名もいただけますか?)

◎応用編
もし聞き取れなかったら・・・

May I have the spelling, please?
Could you spell the name for me?
(スペルを教えていただけますか?)

Could you speak a little slower for me?
(もう少しゆっくり話してください。)

Could you speak a little louder for me?
(もう少し大きな声で話してください。)

※for me とつけることによって、相手の話し方が悪いわけではなく、
こちらの英語力に問題があるというニュアンスが伝わるのでぜひつけておきましょう。

I’m sorry I can’t hear you well.
(すみません、お電話が遠いようです。)

◎先方を待たせて担当者に取り次ぐ
I’ll put you though to Ms/Mr. ○○.
I’ll transfer you to Ms/Mr. ○○.
(○○に代わります。/○○におつなぎいたします。)
※transfer: 乗りかえる、移動させる
⇒電話のシーンでは「転送する」という意味合いで使われています

実際の会話はこのような流れになります!

Hanako: Hello, this is b-corporation.
(はい、こちらb社でございます。)
Mr. Smith: Hello, this is John Smith.
Is Mr. Oyama there?
(もしもし、John Smithと申しますが、大山さんはいらっしゃいますか?)
Hanako: I’m sorry could you speak little slower for me?
(申し訳ございません。少しゆっくり話していただけますか?)
Mr. Smith: This is John Smith. Can I talk with Mr. Oyama?
(John Smithといいますが、大山さんとお話できますか?)
Hanako: Can I have your company name, please?
(御社名もお伺いしてよろしいでしょうか?)
Mr. Smith: I’m from ABC trading.
(ABC tradingです。)
Hanako: Mr. Oyama is in a different department right now.
I’ll transfer you. Please hold on.

(大山は現在別の部署におりますので、電話を転送させていただきます。少
々お待ちくださいませ。)

ポイントはとにかく「ゆっくりはっきり話す」こと。
顔が見えない分、電話はリスニング力だけが頼りになります。

しかしこちらが少しでもきれいな英語、流暢な英語を話してしまうと、先方も
こちらを英語が話せる人だと思って安心して早口で話してきます。そしてまた
焦ってしまうという悪循環になってしまうので、先方が早口でペラペラと話し
てきても、落ち着いてゆっくり対応することが重要です。

Sakityも名前や用件がまったく聞き取れなかったときは、自分のペースで
「すみません、もう一度お名前(/スペル/電話番号)を聞いてもいいです
か?」と”Can I have~?”を多用しています!

今日はとりあえず基本編でした。

次回は「伝言を聞く、用件の詳細を聞く場合」などの応用編もお楽しみに☆

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★関連エントリ ★

・ 英語の電話対応はとりあえずこれで・・・””さんはおりません!!!””
・ ◆電話でアルファベット◆
・ 「Line」の意味って奥深い!

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