英語での電話対応が楽になる！ビジネスで使える必須フレーズと英語上達のコツ

はじめまして。英語女子お助け編集部のエーコです。
女性の英語学習、英語にまつわる悩みを解決すべく情報発信をしています。

英語での電話対応が苦手と感じていますか？英会話がある程度できる人でも、電話だと相手の表情がわかりませんし、ジェスチャーが使えないので、不安に感じることはありますよね。

今回は、英語での電話対応に不安を感じている方のために、電話対応のマニュアルを紹介します。
マニュアルに沿って電話対応すれば、不安を軽減することができますよ。ぜひ、活用してみてくださいね。

ビジネスシーンで使える！英語の電話対応マニュアル

英語での電話は難しく思えるかもしれませんが、だいたいの流れと必要になるフレーズを覚えておけば、落ち着いて対応することが可能です。

ここでは、電話を受けるときとかけるときに分けて、それぞれの場面で必要となる英語フレーズを紹介します。
できれば覚えて、難しければメモしておいて、電話対応のときに役立てましょう。

電話を受ける

電話を受けるときに必要になるフレーズは以下のとおりです。

・電話に出るときの第一声

電話に出るときの第一声は、あいさつの後に会社名を言い、自分の名前を名乗るのが一般的です。
その後、How may I help you?などと言って用件を伺いましょう。

・相手の名前、会社名を聞く

続いて、電話してきた相手の情報を確認します。

・担当者を確認する

相手の情報を確認したら、担当者を確認しましょう。

・担当者に取り次ぐ

担当者に取り次ぐ際に使えるフレーズです。

・担当者が電話に出られないと伝える

担当者が電話に出られないときに使えるフレーズです。なぜ、電話に出ることができないのかも伝えましょう。

「伝言を承りましょうか？」「後ほど折り返しさせましょうか？」といったフレーズも言えると便利です。

・相手の情報を確認

電話を切る前に、相手の名前を再度確認し、電話番号などの情報を教えてもらいましょう。

・電話を切る

最後にほかに用件はないか尋ねて、電話を切りましょう。

電話をかける

ここからは、自分から電話をかけるときに使えるフレーズを紹介します。

・自分の情報を伝える

まずは自分の名前、所属している会社の情報を伝えましょう。

・担当者に取り次いでもらう

自分の情報を伝えたら、自分が話したい相手・部署に取り次いでもらいます。

・アポイントの時間

電話でアポイントの時間を決めるときに使えるフレーズです。

・アポイントの場所を決める

アポイントの日と時間を決めたら、場所も決めておきましょう。

・アポイントの用件を伝える

何のためのアポイントなのかも明確にしておきます。

・アポイントの変更

急な用事などでアポイントの変更を依頼するときに使えるフレーズです。

・担当者が不在のとき

担当者が不在のときは、伝言を残す、かけ直してもらう、こちらからかけ直すのいずれかを選び、伝えます。

・電話を切る

お礼を言って電話を切りましょう。

様々な場合

相手の言っていることが聞き取りにくい、間違い電話をかけた、といった場面で使えるフレーズも知っておくと便利です。

・相手の言葉が聞き取りにくい場合

・長引いた電話を終わらせる場合

・間違い電話を受けた場合

・間違い電話をかけた場合

・スペルを確認する場合

・保留または転送が必要な場合

・英語ができる人に繋ぐ場合

ビジネスシーンにおける英語の電話応対の注意点

英語での電話対応をする際の注意点を紹介します。

注意点

以下の点に留意して電話対応をしましょう。

・準備してから電話する

電話をするときは、必ず準備してからかけましょう。
誰につないでほしいのか、電話の目的、相手が不在の時はどうしたいかといったことをスムーズに英語で伝えられるようにしておきます。

・会社の代表として対応する

電話を受けるとき、かけるとき、どちらにしても会社を代表している者として対応しましょう。
相手はあなたの発言を会社の意見とみなします。
自分の発言に責任をもつことが大切です。

・理解したフリをしない

相手に何度も確認するのは悪いからと、わかったフリをするのはNGです。わからないときは、「もう一度言っていただけますか？」「どういう意味ですか？」と尋ねましょう。
何度か確認してわからないときは、英語がわかる人に代わるか、取引先であればメールで送ってもらえないか頼むことができます。

・メモを取りながら電話する

通話中は一生懸命に話していても、電話を切った後に内容を忘れてしまうことがあります。
電話で話すときは、必ずメモを取るようにしましょう。
メモを取っておくと、電話を切る前に、もう一度内容を確認できるので、誤解を防ぐのにも役立ちます。

ビジネスに使える英語を習得したいなら

ビジネス英語は日常英会話よりもワンランク上の英語力が求められます。独学で学ぶのも無理ではありませんが、短期間で効率良く習得できると、英語での電話対応も楽になりますよね。

ビジネス英語を独学する

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まずは、こちらの2本の動画をご覧になってみてくださいね。

【Zoomにも対応】英語の会議で失敗しないための鉄板英語フレーズ50選【ビジネス英語】

記事はこちら：Zoom会議・リモート会議などオンライン会議でよく使われる英語会議用鉄板フレーズ50選！！【初心者向け】

【完全ガイド】英語独学 – 大人になってからのムダのない独学用教材！

英会話スクールに通おう

ビジネスで使える英語を習得したいなら、英会話スクールに通うのがおすすめです。英会話スクールに通うことには、以下のようなメリットがあります。

・プロの指導が受けられる

独学だと、わからない点があったときも自分で調べて解決しなければなりません。調べているうちにどんどん時間が過ぎていき、ほとんど勉強が進まないこともあるでしょう。
また、調べたものの解決できないこともあります。その点、英会話スクールではプロの講師によって指導が受けられるので、疑問点をすぐに解決できるのがメリットです。

・英語を学ぶ習慣ができる

英会話スクールに通うことで英語学習が習慣化できます。独学では続かない人も英会話スクールに通うことで学習を続けやすくなるでしょう。

・一緒に学ぶ仲間に出会える

英会話スクールでは、英語学習に取り組んでいる仲間に出会えます。自分ひとりじゃない、皆も頑張っていると思うと、モチベーションアップにつながります。

英会話スクールなら

これから英会話スクールに通う方は「b わたしの英会話」がおすすめです。

「b わたしの英会話」は、初心者向けの英会話スクールで、マンツーマン形式のレッスンスタイルを採用しています。わからないところは確認しつつ英語を基礎から学べるので、英会話に自信がない方でも安心です。

また、「b わたしの英会話」では、ひとりひとりに合わせたカリキュラムをカスタマイズしています。
そのため、ビジネス英語を学びたい、電話対応をしっかりとマスターしたいといった希望に沿ったレッスンの受講が可能です。

オンラインでのレッスンも提供していますので、お気軽にご相談ください。

まとめ

英語での電話対応は、大抵は同じことの繰り返しなので、徐々に慣れていくはずです。
最初はドキドキするかもしれませんが、この記事で紹介したフレーズを参考に、よく準備しておくと緊張感を軽減することができますよ。