時間天引きに基づくTODO(バジェット)の作成(重要・緊急から)

ここ数日、似たテーマのことを取り扱っていますがどうしてかというと
「やらなければならない(重要かつ緊急であることを)」をちゃんと優先できないで他のことが気づかないうちに
行われてるなーと思うことが日報やTODO、そして実際に出ているメールを見てると思うことが多いからです。

先日も、大事なこと(重要+緊急)を優先させるコツはすぐにやること、
と書きましたが、もう一つコツがあります。

それは時間の天引きという方法です。

給料でも貯金をしたい人は、給料日に自動的に天引きして使えないようにする処理を銀行にやってもらうことができます。
そうすれば、1ヶ月の中で手に入ったお金を全部使ってしまうのではなくて、天引きされて残った中でやりくりする工夫ができるというやつですね。貯金もできますし、刹那的な消費ではなく未来の自分の投資につながることにこの貯金を使うこともできます。

学生時代、時間割がありましたが時間割に合わせて行動するようになりますよね。

今のTODOは、1日の中ですること、ということでみんな作成していると思いますが、
実はここに一つ欠けてるのは、「1日の中のいつまでにこの業務を終える」という考え方です。

もちろん、常時いろいろとやってくるお客様対応だったり、電話といったものに時間を取られることもありますが、結果として、始業時のTODOで「今日中」と思ってた業務は気づくと「明日以降」に繰り越されたりします。

そうしないコツが、この天引きです。

一番大事なことは時間を決めて(主にお客様の数が少ない始業時が良いかと思います)先に片付ける時間割を作る。
今は、テンプレがないので来年後私も作成してみますが、まずは、頭のなかで決めてやってみましょう。
天引きされた作業を全てに優先させるクセができると、明日以降に繰り越してしまう悪いクセがなくなります。

私の場合は手帳が日記形式のものなので、前の晩か朝一番で今日行うTODOを決めるわけですが、例えば、朝5時半に起きた場合、7時までに片付けること、9時までに片付けることを時間区切りで書いてます。中には、ストレッチをする、とか、ジムに行く、とかあまり仕事と関係なさそうなことも細かいですが、あえて書きます。

そうすると、例えばジムに行くのは午前の部の仕事が無事に終わってたら行こう、くらいに思っている時と比べて、何が何でも、9時までには午前の部の仕事を終わらせることができるので、確実に行くことができてサボらないですみます。

天引きするものは時々紹介している「重要」と「緊急」のマトリクス(↓URL参照)でいうと、
この両者が交差したものです。例えば、日次の売上票アプデートは日々の私達の売上を知る上でとても大事なことですのでこのマトリクスに入ります。もしくは、お客様に御礼のメールを出したりする作業などもここに該当します。
重要・緊急マトリクス

これができていると、その他の一見緊急そうなでも、実は重要度が高くない業務などに振り回されて、結果、できなかった、という風になることが一気に減ります。

この時間天引きの概念は私の大学院時代の先輩の本田直之さんがレバレッジシリーズの本で提唱している考え方ですが、時間を大事にしようと思う人には非常に効果があります。

特に気づかないうちに、目先の対応やあまり重要じゃない仕事に流されて大事な業務を逆に劣後させていることがあるな、と思う人は、この概念を頭のどこかに入れてみてください。





 
 


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