【決定版】「英語の電話対応これでバッチリ」!困らない定番シチュエーションと英会話フレーズ

「英語の電話対応これでバッチリ」!困らない定番シチュエーションと英会話フレーズ

「いつ外国人から電話が来るかわからなくて、電話がなるたびにドキドキしちゃう…」

お悩みの方、多いと思います。
わたしもカナダのレストランで働いていた時、電話対応が一番苦手でした。

悩んでる人
・ 電話対応に困らない程度の英語フレーズを知りたい
・ どんな時に英語に困り、対策すればいいのか知りたい

同じように、職場に電話がかかってきたりした時まわりに英語ができるひとがいなかったとき・・・。
ビクビクしてしまいませんか?

Mary
こんにちは!b わたしの英会話という都内・神奈川にある英会話スクールで日本人カウンセラー(コンシェルジュ)として勤務しています。私のエントリでは、ワーキングホリデーでの海外経験や、英会話にチャレンジするお客さまを陰ながら応援してきた英会話スクールのカウンセラーとしての経験すべてを活かして英会話上達についてご紹介していきます★

今回の恋と仕事に効く英語では、みなさまの、英語での電話対応をお役立ちできるようまとめてみました。今まで、英語が話せる人に対応してもらってた方もこの記事を読んで、登場する鉄板フレーズを覚えておけばひとりでもなんとか切り抜けることができるでしょう!

どんな場面で英語の電話対応が必要なの?

どんな場面で英語の電話対応が必要なの?<
日本に住んでいて、プライベートで自分の携帯にいきなり外国人から電話があること。
外国人のお友達がいない限り、ほぼないですよね。

お仕事中、電話がなったら出る。担当者に取り次がないといけない!
そんな方が多いと思います。

私の勤務するスクールでも、たくさんの方にとって英語での電話対応というのは共通する悩みです。

英語の電話対応って、メールと違って、気持ちの準備もない中でいきなりかかってくることです。
メールだったらGoogle翻訳web検索もできますが、お電話ではそうはいきません。

でもご安心ください!
ビジネスの場面だからって、取次ぎに高度なビジネス英語は必要ありませんしもちろん完璧に聞き取れなくても大丈夫です!

★(要件や名前など)聞きたいことを質問できること
★聞き取れなかった時、ゆっくり・もう一度ゆってもらうこと
★(聞いたことを)自分で言い直して、あっているか確認すること
(→最後の項目は必須ではないですがここまでできたら最高です。引継ぎに自信がもてますよ!)

上記に書かれているようなことができれば大丈夫!
それでは、ここからはシチュエーションごとに実際に使えるフレーズを見ていきましょう!

◎ワンポイントアドバイス◎

Mary
これは日本語でのお電話対応でも使われている方が多いテクニックかもしれませんが早口の方にも「こちらがゆっくり話す」ことで相手もこちらのペースに自然とあせてくれるので、ぐっと聞き取りやすくなります。

英語でも落ち着いて、ゆっくり話してみましょう!
※これはカナダで英語対応が苦手だった私をとても助けてくれた方法でした。
皆さまも是非意識してみてください(^^)

電話がなった時の英語の定番フレーズ

電話がなった時の英語の定番フレーズ

それでは、ここからは電話がなったときの英語の定番フレーズを見ていくことにしましょう!
電話での英語対応は、基本的な定番を知っているだけでもかなりやりくりできます。ここに出てくる定番フレーズはおさえておくと良いでしょう!

まずは、最低限知っておきたい!

◎日本語の「もしもし」、英語はHello!まずは「ご用件は?」とお伺いしましょう。
・Hello, This is ○○(会社名). How may I help you?

◎先方の名前が聞き取れなかった時
・I‘m sorry. May I have your name again, please?

★「May I have ○○, please?」で聞きたい時に応用がきくのでぜひ覚えましょう!
(例えば、電話番号:your phone number、会社名:your company name )

◎先方の名前のスペルを知りたいとき
・Could you spell your name for me please?

◎もう一度言っていただけますか?
・Could you please repeat that?

◎もう少しゆっくりはなしていただけますか?
・Could you speak more slowly, please?

◎(確認のために)復唱します。○○で合っていますか?
・Let me repeat that. ○○, correct?

◎担当者へつなぐ時(少し待ってもらうことを伝える)
・Please hold on a second. I’ll transfer you to ○○(担当者名).(または the person in charge of this:担当者).

◎(担当者不在、)電話があったことはお伝えしますね。
・I’ll let her know that you called her. (男性の時はher → him)

とりあえず!うまく逃げたい時は…

◎英語が上手ではないから、他の人へ変わります。
・I’m sorry, I don’t speak English well. Let me get someone.

◎英語が話せる人へ変わります。
・I’ll let you talk to someone who speaks English.

頼れる人が誰もいない!そんな時はかけなおしてもらいましょう。

◎あとでお掛け直しいただけますか?
・Could you call back later?

(もしかけて欲しい時間があれば末に付け加えればOKです)
30分後:in 30 minutes 、1時間後:in an hour 、明日:tomorrow

こちらから電話をかける時の定番フレーズ

こちらからお電話となると、取次ぎよりさらにレベルが上がりますね。
電話の前に用件を整理して、言いたい事・聞きたい事をメモしておくのがおすすめです!

必須なフレーズをまとめてみました。

◎こちらからのお電話、まずは名乗りましょう!
・Hello, This is ○○(名前) from ○○(会社名).

◎担当者(○○様)と話せますか?
・May I speak to Mr.○○ ? (女性はMs.○○)

★名前に部署名をつけるとさらに丁寧です!(部:department 課:section)
・May I speak to Ms. Mary of the administration department?  (管理部のマリーさんと話せますか?)

◎○○(用件)について、電話しました。
・I’m calling you about ○○.
・I would like to talk about ○○.

◎今、お話するお時間はありますか?
・Do you have time now?

◎(担当者不在で)わたしから電話があったことを伝えて頂けますか?
・Could you tell her that I called, please?

◎かけなおします。
・I’ll call her back later.

◎この番号にかけなおしていただけますか?
・Could you call me back at 000-0000-0000?(電話番号)

◎話したことを確認のためにこの後メールします。
・I’ll send you an email to confirm that.

◎確認のためにメールも頂けますか?
・Could you sent me an email to confirm that?

さらに電話での英語フレーズをおさえたい方は

いかがでしたか?
この記事では、代表的な電話の英語フレーズを紹介しましたが、中にはより具体的、込み入ったシーンでのフレーズを知りたい方もいらっしゃるのではないでしょうか?

私達のスクールで使っている「OLあんちょこ英会話」を使えばより具体的なシチュエーションを取りまとめてくれているので
ダウンロードしてパソコンのデスクトップ、スマホなどに保管しておくと安心ですよ。

こちらのマテリアルは無料でダウンロードできます!

まとめ

いかがでしたでしょうか?
ここでまとめたフレーズを知っているだけでも、かなり電話対応が楽になります。

一番大切な事は、急な電話にも焦らず落ち着いて対応することです★

もちろん一人でだって、音読練習・イメトレしていくことはできますし、とっても効果的です!
それでもやっぱり中々不安が取れない、、、練習して自信を持ちたい!

そんな方には英会話スクールでネイティブと実際にロープレをしてみることもオススメです。
一人一人の環境に合わせたアドバイス・シチュエーションごとの的確な言い回しも教えてくれますよ(^^♪

この記事で、今までお悩みの方がすこしでも「電話対応が楽になった!」と思って頂けたらとても嬉しいです★

Mary

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