「文書化する」の代表的な英語は document です。業務手順・事実・経緯・判断などを、後から確認できる正式な記録としてまとめるときに使います。
ただし、口頭で決めた内容を書面にするなら put … in writing、情報をメモするだけなら write down、出来事や数値を記録として残すなら record が自然です。どの程度正式な文書を作るのかで選びましょう。
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「文書化する」の主な英語表現
| 英語 | 中心的な意味 | 使う場面 | 代表例文 |
|---|---|---|---|
| document | 手順・事実・経緯を正式に記録する | 手順書、仕様、調査、業務知識 | We documented the process. |
| put … in writing | 口頭の内容を書面にする | 合意、条件、依頼、約束 | Let’s put the agreement in writing. |
| write down | 情報を手早く書き留める | メモ、アイデア、指示 | I wrote down each step. |
| record | 後で確認できる形で記録する | 決定、変更、数値、履歴 | We recorded the decision. |
正式な記録としてまとめるならdocument
document は名詞では「文書」、動詞では「詳しく記録する・文書化する」です。単に書くのではなく、他の人が後から理解・確認・再現できる状態にするニュアンスがあります。
We documented the entire onboarding process.
入社時の受け入れ手順全体を文書化しました。
Please document every change to the system.
システムへの変更をすべて文書に記録してください。
The team documented what caused the problem.
チームは問題の原因を文書にまとめました。
The procedure is clearly documented in the manual.
その手順はマニュアルに明確に記載されています。
口頭の内容を書面にするならput … in writing
put A in writing は、口頭で話した合意・条件・約束などを、誤解のないよう書面にする表現です。契約書ほど正式でなくても使えます。
Could you put the details in writing?
詳細を書面にしていただけますか？
We agreed verbally, but nothing was put in writing.
口頭では合意しましたが、何も文書化されませんでした。
Let’s put our responsibilities in writing.
それぞれの責任を書面にしましょう。
in writingの意味とput it・get it in writingの使い方では、「書面でもらう」ときの表現も解説しています。
しゅみすけ（大山俊輔）
まず書き留めるならwrite down
write down は、忘れないよう情報を紙や端末へ書き留める基本的な句動詞です。正式な文書へ整理したとは限りません。
I wrote down the steps as she explained them.
彼女が説明するのに合わせて手順を書き留めました。
Please write down any questions you have.
質問があれば書き留めてください。
We wrote everything down before creating the manual.
マニュアルを作る前に、すべてを書き出しました。
出来事や履歴を残すならrecord
record は、決定・変更・数値・取引・出来事などを、後で参照できる記録として残す動詞です。文章だけでなく、表・データベース・音声・映像にも使えます。
We recorded the decision in the meeting minutes.
その決定を議事録に記録しました。
All customer complaints are recorded in the system.
顧客からの苦情はすべてシステムに記録されます。
Please record the date and reason for each change.
変更ごとに日付と理由を記録してください。
日本語の「文書化する」と英語の意味のズレ
日本語では、メモを取ることから正式な業務マニュアルを作ることまで「文書化」と呼ぶことがあります。英語では、作ったものの目的と完成度を区別します。
- 他の人が再現できるよう正式にまとめた → document
- 口頭の合意・条件を書面に変えた → put … in writing
- 忘れないよう情報をメモした → write down
- 判断・数値・履歴を後で確認できるよう残した → record
使い方と語順
document＋名詞／document＋疑問詞節
document the process / requirements / incident のように対象を直接置きます。document how the system works のように、how・what節も続けられます。
We documented how each request is handled.
各依頼をどのように処理するか文書化しました。
put＋名詞＋in writing
書面にする対象を put と in writing の間に置きます。代名詞なら put it in writing です。
Please put it in writing and send it to me.
書面にして送ってください。
write＋名詞＋down
名詞は write down the steps と write the steps down の両方が可能です。代名詞は必ず間に置き、write it down とします。
× Write down it.
○ Write it down.
record＋名詞＋in・on
記録する内容を直接置き、保存先を in the system、in the minutes、on the form などで補います。
場面別の例文
独り言・英語日記
I wrote down what worked well today.
今日うまくいったことを書き留めました。
I made a list so I won’t forget the steps.
手順を忘れないようリストを作りました。
日常会話
Can you write that down for me?
それを書いてくれる？
Let’s make a note of what we decided.
決めたことをメモしておこう。
仕事
We need to document the approval process.
承認手続きを文書化する必要があります。
Please put the final terms in writing.
最終条件を書面にしてください。
The reason for the delay was recorded in the report.
遅延の理由は報告書に記録されました。
I’m turning my notes into a step-by-step guide.
メモを段階別の手順書にまとめています。
似た表現との違い
documentとwrite downの違い
write down は情報をその場で書き留めること、document は情報を整理し、他の人が使える正式な記録にすることです。メモを取った後、それを手順書へまとめれば document になります。
documentとrecordの違い
document は経緯や手順を詳しく文章化する意味が強く、record は事実・数値・決定を証拠や履歴として残す意味が中心です。
documentとwrite upの違い
write up はメモ・調査・出来事を、完成した報告書や記事にまとめる句動詞です。document は記録する行為全体を表し、必ずしも一つの報告書を完成させるとは限りません。詳しくはwrite upの意味とwrite downとの違いを参考にしてください。
この英語を知らなかったら？【しゅみすけ式】
document が出てこなくても、「紙に書いた」「手順をリストにした」「誰でもできるよう説明を書いた」「後で見られる場所へ保存した」と、実際の作業と目的へ分解すれば伝わります。
- We wrote every step on one page.
すべての手順を1ページに書きました。 - We made a guide for new staff.
新人スタッフ向けのガイドを作りました。 - We wrote down what we decided.
決めたことを書き留めました。 - Now everyone can see how to do it.
今は、誰でもやり方を確認できます。 - We saved the information in one file.
その情報を一つのファイルに保存しました。 - If she is away, another person can follow the steps.
彼女が不在でも、別の人が手順に従えます。
しゅみすけ（大山俊輔）
よくある間違い
documentの後ろにaboutを入れる
document は他動詞なので、対象を直接置きます。
× We documented about the process.
○ We documented the process.
documentを名詞としてしか使えないと思う
document は「文書」という名詞だけでなく、「文書化する」という動詞でも使えます。動詞のアクセントは一般に後ろ寄りになります。
put in writingで対象を抜かす
何を書面にするかを間に置きます。
× We put in writing.
○ We put the agreement in writing.
正式な手順書にもwrite downだけを使う
write down はメモの段階です。整理して正式な手順書にしたことまで伝えるなら document、write up、create a manual などが合います。
FAQ
「手順を文書化する」は英語で？
document the procedure または document the process が基本です。簡単には write down every step と言えます。
「業務を文書化する」は英語で？
document the workflow、document how the work is done、具体的には create a written procedure が使えます。
「決定事項を文書化する」は英語で？
document the decisions、record the decisions、口頭の合意を書面にするなら put the agreement in writing と言えます。
「マニュアル化する」は英語で？
create a manual、turn the process into a manual、または document the process in a manual が自然です。
documentationとは何ですか？
documentation は、説明書・仕様書・手順書などの文書一式、または文書化する作業を表す名詞です。通常は数えない名詞として使います。
まとめ
「文書化する」は、手順・事実・経緯を正式に記録するなら document、口頭内容を書面にするなら put … in writing、情報をメモするなら write down、事実や履歴を残すなら record が自然です。
難しい単語が出ないときは、We wrote every step.、We made a guide.、Now everyone can see how to do it. のように、書いた内容と利用できるようになった結果を基本英語で伝えましょう。
