日本企業でも、外国人社員の入社、海外支社との会議、外国人上司への報告など、社内で英語を使う機会が増えています。取引先向けの丁寧な営業英語とは違い、社内英語では短く、具体的に、次にしてほしいことまで伝えるのがポイントです。
この記事では、外国人社員の受け入れ、部署間の依頼、社内ルール、承認、海外拠点への報告など、社内でそのまま使いやすい英語フレーズと会話例を紹介します。
Contents
社内英語は「背景・依頼・期限」の3点で伝える
日本語では事情を察してもらえることでも、英語では前提を短く言葉にすると行き違いを減らせます。
- 背景：We’re preparing the monthly report.（月次報告を準備しています）
- 依頼：Could you check these figures?（この数字を確認してもらえますか？）
- 期限：We need your feedback by Thursday.（木曜日までにご意見が必要です）
Please check this.だけでなく、何のために、どこを、いつまでに確認するのかを添えましょう。
外国人社員を受け入れるときの英語
歓迎して案内する
- Welcome to the team. We’re glad to have you with us.（チームへようこそ。一緒に働けてうれしいです）
- Let me show you around the office.（オフィスをご案内します）
- I’ll introduce you to the team.（チームの皆さんを紹介します）
- This will be your desk.（こちらがあなたの席です）
- Please feel free to ask me if anything is unclear.（分からないことがあれば遠慮なく聞いてください）
担当者や設備を説明する
- Mai is in charge of HR-related questions.（人事関係の質問はマイが担当です）
- You can reserve meeting rooms through this system.（このシステムから会議室を予約できます）
- Your employee ID also works as an entry card.（社員証は入館カードとしても使えます）
- The kitchen and break area are on the eighth floor.（キッチンと休憩スペースは8階です）
受け入れ時のミニ会話
You: Welcome to the team, Emma. How was your commute?
Emma: It was easy, thank you.
You: Great. I’ll show you around first, and then we’ll set up your laptop.
Emma: Sounds good. Thank you.
部署間で依頼するときの英語
資料や確認を依頼する
- Could you send me the latest sales figures?（最新の売上数字を送ってもらえますか？）
- Could your team review this section?（この部分をそちらのチームで確認してもらえますか？）
- We’d appreciate your input on the schedule.（スケジュールについてご意見をいただけると助かります）
- Who would be the best person to contact about this?（この件は誰に連絡するのがよいですか？）
期限と優先度を伝える
- Could you send it by 3 p.m. tomorrow?（明日の午後3時までに送ってもらえますか？）
- This is a priority for this week.（これは今週の優先事項です）
- If Friday is difficult, please let me know.（金曜日が難しければ教えてください）
- We can adjust the deadline if necessary.（必要なら期限を調整できます）
依頼を受ける・調整する
- Sure. I’ll take care of it.（承知しました。対応します）
- I can send you a draft by Wednesday.（水曜日までに草案を送れます）
- I’ll need to confirm with my manager first.（まず上司に確認する必要があります）
- Could we move the deadline to Monday?（期限を月曜日に変更できますか？）
社内ルール・日本独特の制度を説明する英語
勤務・休暇のルール
- Our core working hours are from 10 a.m. to 3 p.m.（コアタイムは午前10時から午後3時です）
- Please submit overtime requests in advance.（残業申請は事前に提出してください）
- You need your manager’s approval before taking leave.（休暇取得前に上司の承認が必要です）
- Please record your working hours in this system.（このシステムに勤務時間を記録してください）
稟議・承認の流れ
- This purchase requires internal approval.（この購入には社内承認が必要です）
- Please submit an approval request through the system.（システムから承認申請を提出してください）
- It needs to be approved by the department head.（部門長の承認が必要です）
- The approval process usually takes three business days.（承認手続きには通常3営業日かかります）
「稟議」を一語に訳そうとせず、internal approval processやapproval requestと、実際の手続きに合わせて説明するほうが伝わります。
経費精算を説明する
- Please keep all your receipts.（領収書はすべて保管してください）
- Expense claims must be submitted by the fifth.（経費申請は5日までに提出してください）
- Meals over this amount require additional approval.（この金額を超える食事代には追加承認が必要です）
- The reimbursement will be included in next month’s salary.（精算額は来月の給与に含まれます）
上司に承認を求める英語
- Could you approve this request when you have a chance?（お時間のあるときに、この申請を承認していただけますか？）
- I’d like to get your approval before we proceed.（進める前に承認をいただきたいです）
- The total cost will be approximately 300,000 yen.（総費用は約30万円です）
- The main reason for this request is to reduce processing time.（この申請の主な理由は処理時間の短縮です）
- Please let me know if you need any additional information.（追加情報が必要でしたらお知らせください）
承認依頼のミニ会話
You: I’d like to get your approval for the new software.
Manager: What is the main benefit?
You: It should reduce our reporting time by about five hours a month. The annual cost is 120,000 yen.
Manager: Okay. Please send me the request form.
上司・チームに進捗を報告する英語
- Here’s a quick update on the project.（プロジェクトの進捗を簡単に共有します）
- We’ve completed three of the five tasks.（5つの作業のうち3つが完了しました）
- Everything is on schedule.（すべて予定どおりです）
- We’re currently waiting for feedback from the legal team.（現在、法務チームの回答を待っています）
- There may be a two-day delay.（2日ほど遅れる可能性があります）
- To get back on track, we’ve added another team member.（予定に戻すため、メンバーを1人追加しました）
問題を報告するときは、問題だけで終わらず、影響と対応策まで伝えます。
We found an issue with the data. This may delay the report by one day, so we’re checking the source files now.
データに問題が見つかりました。報告が1日遅れる可能性があるため、現在元ファイルを確認しています。
海外支社・海外拠点と連携するときの英語
時差と予定を調整する
- What time works best for your team?（そちらのチームには何時が都合よいですか？）
- There is an eight-hour time difference between Tokyo and London.（東京とロンドンには8時間の時差があります）
- Could we schedule the meeting for your morning?（そちらの午前中に会議を設定できますか？）
- I’ll send a calendar invitation with both time zones.（両方のタイムゾーンを入れて招待を送ります）
日本側の事情を説明する
- We need to confirm this with our local team first.（まず日本側のチームに確認する必要があります）
- Monday is a public holiday in Japan.（月曜日は日本の祝日です）
- Our office will be closed from December 29 to January 3.（12月29日から1月3日まで休業です）
- The final decision will be made by our Tokyo office.（最終決定は東京オフィスが行います）
決定事項を確認する
- Let me summarize what we agreed on.（合意したことをまとめます）
- Our team will prepare the draft, and your team will review it.（こちらで草案を作り、そちらで確認します）
- The next step is to finalize the budget.（次の段階は予算の確定です）
- I’ll send the meeting notes today.（本日、議事録を送ります）
社内で聞き返す・認識を合わせる英語
- Could you explain that in a little more detail?（もう少し詳しく説明してもらえますか？）
- What does that mean in this context?（この文脈ではどういう意味ですか？）
- Just to confirm, do you need the final version or a draft?（確認ですが、必要なのは最終版ですか、草案ですか？）
- Are we using the same figures as last month?（先月と同じ数字を使いますか？）
- Let me make sure we’re on the same page.（認識が合っているか確認させてください）
社内で使いやすい短い英語フレーズ
- I’ll check and get back to you.（確認して折り返します）
- I’ll share it with the team.（チームに共有します）
- Please keep me updated.（進捗を共有してください）
- Thanks for the heads-up.（事前に知らせてくれてありがとう）
- That works for us.（こちらはそれで大丈夫です）
- Let’s discuss this offline.（この件は会議後に別途話しましょう）
- No action is needed at this point.（現時点で対応は不要です）
- I’ll take the lead on this.（これは私が主導します）
外資系企業で使う英語との違い
この記事は、日本企業の社内で外国人社員や海外拠点と連携する場面を中心にしています。海外の上司との1on1、外資系企業での評価面談や雑談を探している方は「外資系企業で使う英語フレーズ」をご覧ください。
会議・メール・プレゼンなど、仕事全体の場面別表現は「仕事・ビジネスで使える英会話フレーズ集」にまとめています。
まとめ
社内英語では、難しい表現よりも「何のために・何をしてほしいか・いつまでか」を具体的に伝えることが大切です。まずは、Could you …? / Just to confirm … / I’ll check and get back to you.の3つを、日常の依頼・確認・返答に使ってみましょう。
英語を使う業務が急に増え、場面ごとの学習優先順位から整理したい方は、姉妹サイトbe-rizeの「人事の仕事で英語が必要になった人の勉強法」も参考になります。
社内で進み具合を確認し、順調・遅延・次の期限まで報告するフレーズは、進捗確認・進捗報告で使う英語にまとめています。
資料送付・確認・修正など、社内外で使える頼み方は、「依頼・お願い」は英語で？丁寧な頼み方・ビジネスメール例文も参考にしてください。
会議や交渉で決まった内容を明確にするには、「合意する」の英語とagree・agreementの使い分けもあわせて確認しておくと便利です。
海外拠点との業績確認や本社判断に特化した表現は、海外子会社・海外拠点との英語フレーズにまとめています。
外国人社員の採用・オンボーディング・評価・相談対応は、人事・採用で使う英語フレーズも参考になります。
