英語で取引先や同僚にアポイントを取るときは、「会えますか」と聞くだけでなく、目的・候補日時・所要時間・場所を分かりやすく伝えることが大切です。この記事では、打ち合わせの依頼から日程調整、確定、変更・キャンセル、リマインドまで、そのまま使える英語フレーズを流れに沿って紹介します。
Contents
appointment・meeting・scheduleの違い
appointment は、医師・美容師・専門家・取引先などと決めた日時の「予約・面会」を表します。社内外の打ち合わせ自体は meeting が一般的です。日本語の「アポを取る」は、英語では make an appointment だけでなく、arrange a meeting、schedule a meeting、set up a meeting がよく使われます。
- make an appointment：面会・予約を取る
- arrange a meeting：打ち合わせを調整する
- schedule a meeting：会議を予定に入れる
- set up a meeting：会議を設定する
英語でアポを取る基本の4ステップ
- 面会・打ち合わせを依頼する
- 候補日時を提示する
- 日時・場所・方法を確定する
- お礼と確認を伝える
打ち合わせ・面会を依頼する英語
Could we schedule a meeting to discuss the proposal?
提案について話し合う打ち合わせを設定できますか。
I’d like to arrange a meeting with you.
あなたとの打ち合わせを設定したいと思います。
Would you have time for a brief meeting next week?
来週、短い打ち合わせのお時間はありますか。
Could I have 30 minutes of your time?
30分ほどお時間をいただけますか。
I’m writing to request a meeting regarding our new project.
新しいプロジェクトについて面談をお願いしたく、ご連絡しています。
打ち合わせの目的を伝える
I’d like to discuss the next steps for the project.
プロジェクトの次のステップについて話し合いたいです。
The purpose of the meeting is to review the sales results.
会議の目的は売上結果を確認することです。
We’d like to introduce our new service and hear your feedback.
新サービスをご紹介し、ご意見を伺いたいと思います。
依頼だけでなく目的を一文入れると、相手が優先順位や必要な参加者を判断しやすくなります。
候補日時を尋ねる・提示する英語
相手の都合を尋ねる
Are you available sometime next week?
来週のどこかでご都合はいかがですか。
What time would be convenient for you?
何時がご都合よろしいですか。
Could you let me know your availability?
ご都合のよい時間を教えていただけますか。
こちらから候補を出す
Would Tuesday at 2 p.m. work for you?
火曜日の午後2時はいかがでしょうか。
I’m available on Wednesday morning or Thursday afternoon.
水曜の午前、または木曜の午後なら空いています。
How about Friday, August 14, at 10 a.m.?
8月14日金曜日の午前10時はいかがですか。
We can be flexible, so please suggest a time that works for you.
調整できますので、ご都合のよい時間をご提案ください。
提案された日時に返事をする
承諾する
That works for me.
私はそれで大丈夫です。
Tuesday at 2 p.m. works perfectly.
火曜日の午後2時で問題ありません。
Yes, I’m available then.
はい、その時間は空いています。
That works for me. の詳しい使い方は、That worksの意味と日程調整の英語で確認できます。
別の日時を提案する
I’m afraid I’m not available at that time.
申し訳ありませんが、その時間は都合がつきません。
Would Wednesday afternoon be possible instead?
代わりに水曜の午後は可能でしょうか。
Could we make it a little later?
もう少し遅い時間にできますか。
Any time after 3 p.m. would work for me.
午後3時以降ならいつでも大丈夫です。
日時・場所・オンラインURLを確定する
Let’s meet on Tuesday, August 18, at 2 p.m.
8月18日火曜日の午後2時にお会いしましょう。
The meeting will take place at our Tokyo office.
打ち合わせは東京オフィスで行います。
Let’s meet via Zoom.
Zoomで打ち合わせましょう。
I’ll send you a calendar invitation shortly.
まもなくカレンダー招待をお送りします。
Here is the link for our meeting.
打ち合わせ用のリンクはこちらです。
Just to confirm, we’re meeting at 10 a.m. Japan time.
確認ですが、日本時間の午前10時に打ち合わせですね。
海外との日程調整では、JST・GMT・ESTなどタイムゾーンも明記すると行き違いを防げます。
アポイントを変更・延期する英語
Could we reschedule our meeting?
打ち合わせの日程を変更できますか。
Would it be possible to move the meeting to Thursday?
打ち合わせを木曜日に変更することは可能ですか。
Something urgent has come up.
急用が入りました。
I apologize for the short notice.
直前のご連絡となり申し訳ありません。
Thank you for your flexibility.
柔軟にご対応いただきありがとうございます。
キャンセルするときの丁寧な英語
Unfortunately, I need to cancel our meeting.
残念ながら、打ち合わせをキャンセルする必要があります。
I’m sorry, but I won’t be able to attend the meeting.
申し訳ありませんが、打ち合わせに参加できません。
Could we arrange another time?
別の日時を調整できますか。
また別の機会にしたいときの rain check はカジュアルな表現です。詳しくはRain checkの意味と使い方をご覧ください。
アポイント前日のリマインド・確認
This is a friendly reminder about our meeting tomorrow.
明日の打ち合わせについて念のためご連絡します。
I’m writing to confirm our meeting tomorrow at 3 p.m.
明日午後3時の打ち合わせを確認するためご連絡しています。
Please let me know if anything has changed.
何か変更があればお知らせください。
I look forward to meeting you tomorrow.
明日お会いするのを楽しみにしています。
メール例文｜取引先に初めてアポイントを取る
Subject: Meeting Request Regarding Our New Service
Dear Ms. Brown,
My name is Yuki Sato from ABC Company. I’m writing to request a brief meeting to introduce our new service and learn more about your current needs.
Would you be available for a 30-minute online meeting next week? I’m available on Tuesday afternoon or Thursday morning, but I’d be happy to adjust to your schedule.
Thank you for your time. I look forward to hearing from you.
Best regards,
Yuki Sato
電話でアポイントを取る短い会話例
Yuki: I’m calling to see if we could arrange a meeting next week.
ユキ：来週、打ち合わせを設定できないかと思いお電話しました。
Alex: Certainly. How about Wednesday afternoon?
アレックス：もちろんです。水曜の午後はいかがですか。
Yuki: Wednesday at 2 p.m. would work for me.
ユキ：水曜の午後2時なら大丈夫です。
Alex: Great. I’ll send you a calendar invitation.
アレックス：では、カレンダー招待をお送りします。
まとめ｜目的・候補・確定事項を短く明確に
英語でアポイントを取るときは、丁寧さを意識して長文にするより、目的・候補日時・所要時間・場所を明確にするほうが伝わります。
- Could we schedule a meeting?
- Would Tuesday at 2 p.m. work for you?
- That works for me.
- I’ll send you a calendar invitation.
仕事の電話・会議・メール・会食まで広く確認したい方は、仕事・ビジネスで使う英語フレーズも参考にしてください。
会議確認以外の返信・資料・納期・支払いのリマインドは、英語の催促・リマインドメール例文もご覧ください。
日程だけでなく、社内・価格・条件まで含む「調整する」の使い分けは、adjust・coordinate・arrangeの違いで詳しく解説しています。
日程以外も含む「変更する」の使い分けは、change・modify・revise・rescheduleの違いで詳しく解説しています。
アポイント後のヒアリング・提案・条件交渉・フォローの表現は、海外営業で使う英語フレーズで紹介しています。
