貿易事務や輸出入の仕事では、海外取引先、フォワーダー、船会社、通関業者、倉庫と英語で連絡します。この記事では、インボイス・パッキングリストの確認、船積み手配、通関状況、書類不備、遅延、到着・引き渡しで使いやすい英語フレーズを紹介します。
必要な英語力と練習方法は、be:RIZEの「貿易事務・通関業務に必要な英語力」で解説しています。
Contents
貿易事務で英語を使う6つの場面
1．インボイス・パッキングリストを確認する英語
- Could you send us the commercial invoice and packing list?
コマーシャルインボイスとパッキングリストを送ってください。 - Please confirm the item description and quantity.
品名と数量をご確認ください。 - The quantity does not match our purchase order.
数量が発注書と一致していません。 - The gross weight is different from the packing list.
総重量がパッキングリストと異なります。 - Please add the country of origin.
原産国を追記してください。 - Could you send the revised document by noon tomorrow?
明日の正午までに修正版を送っていただけますか？
2．船積み・輸送を手配する英語
- Has the shipment been booked?
船積み予約は完了していますか？ - What is the shipping schedule?
船積みスケジュールを教えてください。 - Please confirm the cut-off date.
締切日をご確認ください。 - Could you share the booking confirmation?
予約確認書を共有していただけますか？ - The cargo will be ready on August 20.
貨物は8月20日に準備できます。 - Please advise the vessel name and estimated departure date.
船名と出港予定日をお知らせください。
3．通関状況を確認する英語
- Has customs clearance started?
通関手続きは始まっていますか？ - Are any additional documents required?
追加書類は必要ですか？ - Customs has requested more information about the product.
税関から商品について追加情報を求められています。 - We are checking this with our customs broker.
通関業者へ確認しています。 - Customs clearance has not been completed yet.
通関はまだ完了していません。 - We will update you as soon as we receive confirmation.
確認が取れ次第ご連絡します。
4．書類の不備・修正を依頼する英語
- We found an error in the invoice.
インボイスに誤りがありました。 - The consignee name is incorrect.
荷受人名が間違っています。 - Please correct the highlighted fields.
強調した欄を修正してください。 - Could you issue a revised invoice?
修正版のインボイスを発行していただけますか？ - Please do not change the other fields.
ほかの欄は変更しないでください。 - We need the corrected documents before customs filing.
通関申告前に修正版の書類が必要です。
5．遅延・予定変更を伝える英語
- The vessel departed one day later than scheduled.
本船は予定より1日遅れて出港しました。 - The current estimated arrival date is August 28.
現時点の到着予定日は8月28日です。 - The schedule may change due to port congestion.
港の混雑により予定が変わる可能性があります。 - We are waiting for an updated schedule from the carrier.
運送会社からの更新スケジュールを待っています。 - We will send another update by 3 p.m. tomorrow.
明日の午後3時までに再度ご連絡します。 - We apologize for the delay.
遅延をお詫びします。
6．到着・貨物の引き渡しを確認する英語
- Has the cargo arrived at the port?
貨物は港へ到着しましたか？ - We have received the arrival notice.
到着案内を受け取りました。 - When will the cargo be available for pickup?
いつ貨物を引き取れますか？ - Please arrange delivery to our warehouse.
当社倉庫への配送を手配してください。 - Could you confirm the delivery date and time?
配送日時をご確認ください。 - The warehouse has confirmed receipt of the cargo.
倉庫が貨物の受領を確認しました。
メール例：インボイスの修正を依頼する
Subject: Request for Revised Commercial Invoice
Dear Ms. Brown,
We found that the quantity on the commercial invoice does not match our purchase order. Please correct the highlighted field and send us the revised invoice by noon tomorrow. Please do not change the other fields.
Best regards,
メール例：船積み遅延を連絡する
Subject: Shipping Schedule Update
The vessel departed one day later than scheduled. The current estimated arrival date is August 28. We are waiting for an updated schedule from the carrier and will send another update by 3 p.m. tomorrow.
書類名・品番・数量・日付は復唱・再確認する
貿易実務では似た書類名や品番、複数の日付が同時に登場します。Which invoice are you referring to?（どのインボイスについてですか？）、So the revised deadline is August 22, correct?（修正後の期限は8月22日ですね？）のように対象を特定して確認しましょう。
通関・税率・輸入可否は専門家の確認を優先する
HSコード、関税率、原産地規則、許認可、検査、輸入可否は商品や法令によって異なります。例文を正式判断として使わず、通関業者、税関、社内専門部署の確認を優先してください。
まとめ
貿易事務の英語では、対象書類と不一致箇所、期限、担当者、次回連絡時刻を明確にすることが大切です。必要な技能と練習方法は、be:RIZEの「貿易事務・通関業務に必要な英語力と勉強法」も参考にしてください。
輸送経路の比較、ブッキング、集荷、遅延時の代替案まで扱う方は、国際物流・フォワーダーが使う英語もあわせてご覧ください。
