大学職員・大学事務が使う英語｜留学生対応の窓口フレーズ

大学の留学生窓口や学生課で、入学手続き、履修登録、証明書、学費、キャンパス施設を英語でどう案内すればよいのでしょうか。この記事では、大学職員・大学事務スタッフが窓口、電話、メールで使いやすい英語フレーズを場面別に紹介します。

必要な英語力と勉強順序は、be:RIZEの「大学職員に必要な英語力と勉強法」で解説しています。

大学事務の基本英語

• student affairs office：学生課
• international student office：留学生窓口、国際交流課
• registrar’s office：教務・学籍担当窓口
• admissions office：入試課
• academic calendar：学年暦
• course registration：履修登録
• transcript：成績証明書
• tuition：学費
• scholarship：奨学金
• student ID：学生証

1．入学・留学生窓口で使う英語

• How may I help you?
  どのようなご用件でしょうか？
• May I see your student ID?
  学生証を見せていただけますか？
• What is your student number?
  学籍番号は何番ですか？
• Please submit these documents by Friday.
  金曜日までにこれらの書類を提出してください。
• This form is missing your signature.
  この用紙に署名がありません。
• The orientation begins at 10 a.m.
  オリエンテーションは午前10時に始まります。

2．履修登録・授業案内の英語

• Course registration opens on September 1.
  履修登録は9月1日に始まります。
• This is a required course.
  これは必修科目です。
• The class is already full.
  その授業はすでに定員に達しています。
• You need the instructor’s permission.
  担当教員の許可が必要です。
• The deadline to drop the course is Friday.
  履修取消期限は金曜日です。
• Please check the academic calendar.
  学年暦を確認してください。

3．証明書・各種手続きの英語

• Which certificate do you need?
  どの証明書が必要ですか？
• You can apply online.
  オンラインで申請できます。
• There is a fee of 500 yen.
  500円の手数料がかかります。
• It usually takes three business days.
  通常3営業日かかります。
• We can mail it to this address.
  この住所へ郵送できます。
• Please update your address in the student portal.
  学生ポータルで住所を変更してください。

4．学費・奨学金の英語

• The tuition payment is due on September 30.
  学費の納付期限は9月30日です。
• Please check the amount on your invoice.
  請求書で金額を確認してください。
• Are you applying for a scholarship?
  奨学金に申請されますか？
• You need to provide proof of income.
  所得証明が必要です。
• The results will be announced by email.
  結果はメールで通知されます。
• Let me connect you with the finance office.
  財務担当へおつなぎします。

5．キャンパス・施設案内の英語

• The library is across from this building.
  図書館はこの建物の向かいです。
• The health center is on the first floor.
  保健センターは1階です。
• You need to make an appointment.
  予約が必要です。
• The career center can help you with job applications.
  キャリアセンターでは就職活動の支援を受けられます。
• Let me show you on the campus map.
  キャンパスマップでお示しします。

6．生活支援・緊急連絡の英語

• Are you in immediate danger?
  今すぐ危険がある状況ですか？
• Do you need medical assistance?
  医療の助けが必要ですか？
• Please contact the international student adviser.
  留学生担当アドバイザーへ連絡してください。
• We will follow the university’s emergency procedure.
  大学の緊急対応手順に従います。
• I’ll confirm the information and get back to you.
  情報を確認してご連絡します。
• Please keep this emergency number with you.
  この緊急連絡先を携帯してください。

会話例1：成績証明書を申請する

Student: I need an official transcript.
Staff: You can apply through the student portal.
Student: How long does it take?
Staff: It usually takes three business days. Would you like to pick it up or have it mailed?
Student: I’d like to pick it up.

会話例2：履修登録について案内する

Student: I can’t register for this course.
Staff: The class is currently full. You can join the waiting list.
Student: When will I know if I can take it?
Staff: We’ll notify you by email if a seat becomes available.

分からないとき・担当部署へつなぐ英語

• Let me check the official information.
  公式情報を確認します。
• I don’t want to give you incorrect information.
  誤った情報をお伝えしたくありません。
• This is handled by another office.
  これは別の部署が担当しています。
• May I ask someone to contact you?
  担当者から連絡するよう手配しましょうか？
• Could you write down your email address?
  メールアドレスを書いていただけますか？

在留資格、法的手続き、学費、奨学金、医療、安全に関する内容は推測で答えず、大学の公式資料と担当部署を優先してください。

まとめ

大学職員・大学事務で使う英語は、留学生が必要な手続きを進められるよう、書類、窓口、期限、次の行動を明確に伝える表現が中心です。頻出する問い合わせから短い定型文を準備しましょう。

学び方はbe:RIZEの「大学職員に必要な英語力」へ。小中高の現場は「学校の先生・教員が使う英語」、職種別全体は「仕事・接客で使う英語フレーズ」もご覧ください。

大学図書館・公共図書館での利用登録、貸出・返却、予約、資料案内は「図書館司書・スタッフが使う英語」をご覧ください。

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