英語で会議を設定するときは、日程を決めるだけでは終わりません。招待を送り、参加者から返事をもらい、必要なら時間・場所・議題を変更し、当日の会議へつなげます。
この記事では、会議招待と日程調整で使う英語を、実際の作業順にまとめます。ただし、本当の目的は決まった表現をすべて暗記することではありません。ぴったりの単語を忘れても、send・ask・change・add・sayなど、知っている英語で仕事を止めない方法も一緒に確認しましょう。
Contents
会議招待・日程調整でまず使える英語一覧
| したいこと | 自然な英語 | 簡単に言うなら |
|---|---|---|
| 都合を聞く | When works for you? | What day is good for you? |
| 日程を確定する | Let’s lock in Tuesday. | Let’s meet on Tuesday. |
| 招待を承諾する | I accepted the meeting invite. | I said yes to the meeting. |
| 招待を辞退する | I declined the meeting invite. | I said I can’t join. |
| 日時を変更する | Could we reschedule the meeting? | Can we meet on another day? |
| 招待を更新する | I updated the meeting invite. | I changed the meeting information. |
| 参加者を追加する | I added Ken to the meeting invite. | I asked Ken to join the meeting. |
| 招待を転送する | I forwarded the meeting invite. | I sent the invite to Ken. |
「会議招待」は meeting invite または meeting invitation と言えます。日常の職場では短い invite がよく使われます。
1．会議の日程を相談して決める
最初に必要なのは、相手の都合を聞き、候補を出して、日時を確定する英語です。
- When works for you?
いつが都合いいですか？ - Are you available on Tuesday?
火曜日は空いていますか？ - How about 3 p.m.?
午後3時はどうですか？ - Let’s lock in Tuesday at 3.
火曜日の3時で確定しましょう。
日程を決める表現は、「いつが都合いい？」の英語、「会議の日程を確定する」の英語で詳しく確認できます。
2．会議招待を受け取って返事をする
カレンダーの招待には、参加できるなら accept、参加できないなら decline を使います。まだ分からない場合は tentative です。
しゅみすけ（大山俊輔）
3．会議招待の内容を追加・変更する
招待を送ったあとで内容を直すこともあります。全体を直すなら update、情報を足すなら add が基本です。
- 会議招待を更新する：update the meeting invite
- 参加者を追加する：add someone to the meeting invite
- 議題を追加する：add the agenda to the meeting invite
- 場所を追加する：add the location to the meeting invite
- 会議リンクを送る：send the meeting link
4．招待を再送・転送・取消する
「相手に届いていない」「別の人にも見せたい」「招待そのものを取り消したい」では、使う動詞が変わります。
resend や forward を忘れた場合は、I sent the invite again. や I sent the invite to Ken. で十分です。
5．会議の日程を変更・延期・前倒しする
日程変更には reschedule が便利です。ただし、「後ろへ延ばす」は postpone、「前へ動かす」は move up と、方向を具体的に表すこともできます。
- 予定を変更する：reschedule the meeting
- 会議を延期する：postpone the meeting
- 会議を前倒しする：move up the meeting
- 会議をキャンセルする：cancel the meeting
この英語を知らなかったら？【しゅみすけ式】
「仮承諾」「再送」「前倒し」のような日本語に対応する英単語を探すより、実際に何をするのかへ分解します。
| 日本語 | 何が起きた？ | 知っている英語で |
|---|---|---|
| 仮承諾する | 参加できるか、まだ分からない | I’m not sure if I can join yet. |
| 再送する | 同じ招待をもう一度送る | I sent the invite again. |
| 前倒しする | もっと早い日に会う | Can we meet earlier? |
| 延期する | 別の遅い日に会う | Can we meet another day? |
| 参加者を追加する | その人にも参加を頼む | I asked Ken to join the meeting. |
しゅみすけ（大山俊輔）
そのまま使える会議調整の短い会話
A: Are you available on Tuesday afternoon?
B: Yes. Three o’clock works for me.
A: Great. I’ll send you a meeting invite.
B: Thanks. Please add Ken, too.
A: Sure. I’ll add him and send the meeting link.
会議当日に使う英語も確認しよう
招待と日程が決まったら、次は当日の進行です。開始・意見・確認・保留・終了までの流れは、英語ミーティングで使えるフレーズまとめへ進んでください。オンライン会議なら、Zoom会議の英語フレーズも役立ちます。
まとめ
会議招待と日程調整は、日程を決める → 招待に返事をする → 内容を追加・変更する → 当日へつなぐの順に整理すると覚えやすくなります。
自然な表現を知っていれば使えばよいですが、忘れても I can join. / I sent it again. / Can we meet earlier? のような簡単な英語で十分に仕事は進められます。
仕事英語を場面別に探したい方は、仕事・ビジネスで使う英語フレーズまとめもご覧ください。
